در حال حاضر ابزارهای بسیار زیادی به منظور ایجاد همکاری و ارتباط وجود دارد ولی با این وجود هنوز شرکت‌ها مشکلاتی در بحث کار کردن با تیم‌های از راه دور دارند. مقاله‌ای که توسط ELCOM منتشر شده، بر اهمیت هکاری در محل کار تاکید کرده است. همچنین یک مقاله در WORKFRONT به این اشاره دارد که تعدادی از شرکت‌ها بر این باورند که یک محیط همکاری متقابل به وجود آورداند در صورتی که اینگونه نیست.
اکثر مدیران شرکت‌ها بر این باورند که زمانی که تیم‌هایشان نمی‌توانند به صورت موثر با هم همکاری داشته باشند، نوآوری و بهره‌وری کاری به شدت افت می‌کند. واضح است که برای اجرایی شدن یک ایده اغلب به بیش از یک نفر نیاز است. اکثر نوآوری‌ها، در واقع شامل تیم‌هایی از کارکنان است که بر روی ایده‌های یکدیگر مانور می‌دهند و با به اشتراک‌گذاری بینش و ایده‌های خود ، ایده‌های یکدیگر را به چالش کشیده و اصلاح می‌کنند که این امر موجب می‌شود که ایده‌ها و راهکارهای موثرتر بوجود آید.
در بسیاری از موارد پیش می‌آید که اعضای تیم در یک ساختمان یا یک شهر و یا یک کشور نیستند که این امر موجب می‌شود که نوآوری و خلاقیت در تیم فروکش کند مگر آنکه این اعضا بتوانند به صورت فوری، کارآمد و با معنی با هم در ارتباط باشند. ارتباط موثر که بتوان با آن ایده‌ها را به تیم‌های دور و یا نزدیک ارائه کرد، اساس بهره‌وری را شکل می‌دهد.
اعضای تیم نیاز به یک پلتفرم برای برقراری ارتباط، به اشتراک گذاشتن داده‌ها و مفاهیم دارند. مهارت‌ها و تجارب باید سریعا به‌کار گرفته شوند تا مشکلات را بتوان حل کرد. راه حل‌هایی که باعث استحکام، طوفان ذهنی و تبادل آزاد و فوری ایده‌ها می‌شود باید مورد استفاده قرار گیرد. روش‌های مرسوم به اشتراک‌گذاری اطلاعات مانند ارئه‌های از طریق شبکه و کنفرانس‌های از راه‌دور باید به کار گرفته شوند تا اهرمی برای کمک به پیشرفت تکنولوژی‌های به اشتراک‌گذاری اطلاعات به صورت بلادرنگ باشند. تنها با این راهکار می‌توانیم امیدوار باشیم که در بازار رقابتی، باقی بمانیم.
در اینجا پنج راهکار را بیان می‌کنیم که می‌توانند به افزایش بهره‌وری کمک کنند .
۱- عدم استفاده از تخته‌های وایت‌برد: خیلی از شرکت‌ها امروزه از تخته‌های وایت‌برد برای پیشبرد ایده‌های خود استفاده می‌کنند و زمانی که ایده جدیدی به ذهن می‌رسد مجبور به پاک کردن ایده‌های قبلی و یا در بهترین حالت عکس‌برداری از ایده‌های قبلی می‌شوند که هر کدام از این ایده‌ها با فکر فراوان بدست آمده و امکان دارد به پیشبرد ایده‌های جدید کمک کمک کند. حال باید در نظر گرفت که همان عکس‌برداری از ایده‌ها مشکلاتی از قبیل مسائل امنیتی، دسترسی سخت و … را در بر خواهد داشت.
۲- استفاده از فناوری‌های از راه‌دور، دیجیتال و صفحه نمایش‌های بزرگ: به جای استفاده از کاغذ و وایت برد از صفحه نمایش‌های بزرگ در عین حال قابل حمل و دارای کیفیت بالا که چشم را آزار ندهد استفاده شود.
۳- دنبال راهکاری باشید که بتوان ایده‌ها را در هر زمانی توسط تیم خود مورد ارزیابی قرار دهید و محدودیت‌هایی از قبیل موقعیت مکانی، زمان و … مانع از این نشود که کسی نتواند ایده را به چالش بکشد.
۴- بهبود عملکرد با مدیریت محتوای جلسه: داده‌ها ، نظرات و ایده‌های شما نباید به هر دلیلی از بین رود و یا برای مثال به دلیل تغییر موضوع ارائه مطالب بیان شده در ارائه قبلی فراموش شود. باید راهکاری استفاده شود که در حالی که از امنیت بالایی برخوردار است، بتواند قابلیت ویرایش و کم یا اضافه کردن مطالب به ایده‌ها را به صورت بلادرنگ به اعضا تیم بدهد.
۵- فراهم آوردن محیط کاری مناسب با استفاده از ابزارهای کارآمد
مجوعه خبره با معرفی سیستم جامع مدیریت منابع سازمانی قو ، این قابلیت را به سازمان‌ها می‌دهد که یک محیط کار کاملا به هم پیوسته و هماهنگ برای خود به وجود آورند . در بحث ایجاد تعامل میان اعضا تیم‌ها بدون هیچگونه محدودیتی این سامانه با استفاده از ماژول مدیریت پروژه خود این امر را میسر ساخته است.