تجزیه و تحلیل کسب و کار یک فرآیند چند مرحله‌ای است که با هدف شناسایی و تعیین الزامات مورد نیاز برای رسیدن به اهداف تجاری انجام می‌شود. تجزیه و تحلیل کسب و کار در هر صنعت بدون در نظر گرفتن پروژه، اندازه پروژه، پیچیدگی پروژه و یا نوع پروژه انجام می‌شود.
انجام تجزیه و تحلیل کسب و کار مسئولیت اصلی یک تحلیلگر تجاری است و او با برقراری ارتباط با ذینفعان مختلف درگیر در پروژه، این کار را انجام می‌دهد.
فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار پس از نیازهای تجاری مستند شده و BRD (سند مورد نیاز کسب و کار) شروع می شود. در قسمت زیر شرح مراحل تجزیه و تحلیل کسب و کار داده می‌شود.
۱. برنامه فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار
فعالیت‌ها در صورتی که برنامه‌ریزی شوند بهتر مدیریت می‌شوند. زیرا نحوه به دست آوردن آنها نتیجه برنامه تجزیه و تحلیل کسب و کار جهت انجام روند تجزیه و تحلیل کسب و کار می‌باشد. این برنامه‌ریزی شامل موارد زیر است:
- طرح مدیریت الزامات
- فهرست ذینفعان که از آن الزامات تشخیص داده می‌شود.
- تکنیک هایی که برای استخراج الزامات مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- قالب های اسناد مختلف که در دوره جمع آوری نیاز ایجاد می‌شوند.
- جزئیات مکان مشترک که در آنها اسناد ذخیره شده می‌شوند.
- اعتبار سنجی اسناد و روند بررسی
- حالت ارتباط (از جمله فرکانس) تحلیلگر کسب و کار با سایر سهامداران
- ردیابی و نسخه بندی جزئیات برای اسناد
موارد فوق، اگر به درستی برنامه‌ریزی شده، مستند شده و پیگیری شوند، به طور گسترده ای در موفقیت کلی پروژه کمک می‌کنند.
۲. تعریف محدوده
محدوده پروژه تعریف می کند که چه چیزی انتظار می رود از طریق پروژه به دست آید، تا بتواند کامل و موفق باشد. شامل:
- شرح محدوده پروژه
- آنچه در محدوده است و آنچه خارج از محدوده است
- دستاورد‌هایی که باید انجام شود
- معیارهای پذیرش تحویل پروژه
- هر محدودیتی در برابر پروژه
- مفروضات پروژه
یک تحلیلگر کسب و کار از نزدیک با مدیر پروژه و ذینفعان کلیدی پروژه برای تعریف بیانیه محدوده پروژه و محدوده پروژه ارتباط برقرار می‌کند. تمام الزامات موجود در محدوده پروژه باید با دقت مورد نیاز در مورد پرونده کسب و کار (BRD) / مورد کسب و کار مورد تایید قرار گیرد.
۳. اصلاحات مورد نیاز
هنگامی که بیانیه محدوده پروژه تعریف شده است، ما باید تلاش کنیم اطلاعاتی را در مورد تمام الزامات پروژه بدست آوریم. جداسازی بخشی از تجزیه و تحلیل کسب و کار است که در آن یک تحلیلگر کسب و کار با تمام ذینفعان ارتباط برقرار کرده و ارتباط برقرار می‌کند، نیازهای خود را درک می‌کند و راه حل نیازهای مورد نیاز را توسعه می‌دهد.
ما در حال حاضر تکنیک‌های مختلفی را که توسط یک تحلیلگر کسب و کار به منظور بررسی الزامات و ابزارهای مرتبط، مورد استفاده قرار می‌دهیم. یک تحلیلگر تازه کار تجاری، مصاحبه‌ها، کارگاه‌ها، مشاهده، پرسشنامه و نمونه‌های اولیه را برای تهیه الزامات از ذینفعان انجام خواهد داد.
اصلاح کردن یک تمرین ساده نیست، زیرا باید با تمام ذینفعان در تماس باشد، نیازهای خود را درک کند و زمان زیادی را صرف تلاش برای درک خواسته‌ها کند. این یک مرحله مهم از پروژه است که تحلیلگر کسب و کار باید مراقب باشد تا هیچ موردی یا ذینفع را از دست ندهد.
۴. تایید الزامات
هنگامی که الزامات ضبط می‌شوند، آنها باید بر اساس الزامات کسب و کار / محدوده کسب و کار پروژه تأیید شوند. برخی از سهامداران ممکن است از ویژگی‌های خارج از محدوده پروژه درخواست کنند و تحلیلگر کسب و کار باید هر گونه الزامات را برجسته نماید. این الزامات باید به ذینفعان دیگر ارجاع داده شود و مورد بحث قرار گیرد که آیا باید آنها را دور ریخته و یا می‌تواند بخشی از مراحل بعدی پروژه باشد.
علاوه بر این ممکن است برخی محدودیت‌های فنی وجود داشته باشد که مانع دستیابی به الزامات می‌شود. در چنین مواردی، تحلیلگر کسب و کار باید با معماران فنی و رهبران فنی صحبت کند تا راه‌کارهایی بدست آورد. سپس این راه حل ها باید با ذینفعان دیگر مورد بحث و توافق قرار گیرد.
۵. تجزیه و تحلیل مورد نیاز
تا کنون ما در مورد چگونگی جمع آوری داده‌ها در مورد «چه چیزی» راه حل مورد نظر است صحبت کرده ایم، اما «چگونگی» دستیابی به راه حل مورد بحث بسیار مهم است. تعریف این چگونگی بخشی از روند مورد نیاز تجزیه و تحلیل است. بیایید از طریق مواردی که بخشی از این فرایند هستند، پیش برویم:
- اولویت بندی الزامات اعتبار آنها و خطرات مرتبط با آن (فنی، زیرساختی یا برنامه)
- حذف وابستگی های بین الزامات
- ایجاد مدل داده
- ایجاد مدل دامنه
- ایجاد جریان نمودار روندکار
- ایجاد مدل رابط فرآیند
- هرگونه محدودیت فنی یا تجاری و مفروضات مرتبط را کنار بگذارید
- صحت الزامات را تأیید کنید
۶. الزامات اسناد
هنگامی که الزامات به درستی کشف و تجزیه و تحلیل می‌شوند، وقت آن است که آنها مستند شوند. الزامات مستند سازی یک اقدام دشوار است که در آن مهارت‌های فنی و نوشتاری به همان اندازه مهم هستند. از آنجایی که مخاطبان زیادی از اسناد آماده شده توسط تحلیلگر کسب و کار متعلق به صلاحیت‌های مختلف در یک سازمان (فنی، تجاری و غیره) وجود دارد، هنگام ثبت‌نام مورد نیاز باید بیش از حد مراقب باشد. یک تحلیلگر تجاری باید توجه داشته باشد که:
- الزامات باید واضح، روشن و مختصر باشد.
- الزامات باید به زبان ساده نوشته شود.
- در صورت استفاده از اصطلاحات فنی، آنها باید در واژه نامه تعریف شوند.
- اسناد باید برای سهولت شناسایی نسخه بندی شوند.
- اسناد باید برای صحت و صحت آنها بررسی شود.
- قالب های سند و نام نویسی باید با توجه به برنامه مدیریت تجزیه و تحلیل کسب و کار / برنامه مدیریت نیاز باشد.
- اسناد مورد نیاز باید توسط سهامداران اصلی تأیید و تأیید شود.
همچنین اسناد مختلفی که مورد نیاز هستند ذخیره می شوند به شرح زیر است:
- نمودار مورد کاربرد
- سند مشخصات مورد نیاز سیستم(SRS)
- نمودار فعالیت
به طور خلاصه، روند کامل تجزیه و تحلیل کسب و کار در اطراف برنامه ریزی فرایند تجزیه و تحلیل، تعیین دامنه، گرفتن الزامات دقیق، اعتبار سنجی ارزش خود در برابر پرونده کسب و کار پروژه، تجزیه و تحلیل چگونگی دستیابی به این الزامات و در نهایت مستند سازی آنها انجام می‌شود.