۶ نکته هنگام تغییر از صفحات گسترده به نرم افزار مدیریت منابع سرمایه(ERP)
انتقال از صفحات گسترده مانند اکسل به یک سیستم ERP می‌تواند دلهره آور باشد. این نکات به اطمینان از این که روند به درستی انجام شود، کمک می‌کند.
صفحات گسترده ارزان و آسان برای مدیریت هستند و می‌توانند بسیاری از انواع داده‌ها را جایگزین کنند. بنابراین، جای تعجب نیست که طبق گزارش FEI Canada، حدود ۷۱ درصد از شرکت‌های ایالات متحده هنوز به صفحات گسترده برای بودجه بندی و برنامه ریزی تکیه دارند. برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک، صفحات گسترده انتخاب اول سیستمی هنگام شروع به کار است.
با این حال، زمانی مشکل اتفاق می‌افتد که کسب و کار شما بالغ شده و موفق‌تر باشید. به عنوان یک سازمان که در حال رشد است، اطلاعات زیادی تولید می‌شود که باعث وقت گیر شدن و افزایش خطا هنگام ایجاد اظهارات مالی دقیق با استفاده از صفحات گسترده شود.
بزرگترین مشکل صفحات گسترده اغلب انزوای آنها از بقیه بخش‌های سازمانی است، و هنگام استفاده از داده‌ها با چالش اینکه نمی‌توان به صورت خودکار و یا حتی به راحتی در سیستم گنجاند، مواجه می‌شویم. حتی زمانی تقریبا غیرممکن است که از ایجاد چندین نسخه از داده‌های مشابه جلوگیری شود.
اکثر سازمان‌ها معتقدند که صفحات گسترده راه‌های ثابت، دایره المعارف و درایوهای فلاپی دیسک را می‌گیرند. با این حال، پس از این تصمیم سخت، کسب و کار با چالش چشم انداز: چگونه تمام داده‌ها را از اکسل و به نرم افزار ERP خود انتقال دهند، مواجه می‌شوند. ERP مدرن امروزه ابزارهای قدرتمندی برای یکپارچه سازی ارائه می‌دهد – و راه حل به دست آمده با توجه به زمان و تلاش مناسب است.
در اینجا شش راهنمایی برای انتقال شما از صفحات گسترده به ERP به آسانی و بدون دردسر است.
فرآیند فعلی پردازش داده‌های خود را ارزیابی کنید
هنگامی که شرکت‌ها سال‌ها از سیستم‌های مشابه استفاده می‌کنند، می توانند به الگوی زوال عادت کنند، وظایف و گزارش‌ها به صورت اتوماتیک، بدون توجه به نیاز و استفاده آنها، تکمیل می‌شوند. تنها زمانی که یک مسئله با روند / فرایند درونی ایجاد می‌شود، یک سیستم دوباره ارزیابی شده و به روز می‌شود.
انتقال از یک سیستم صفحات گسترده مانند اکسل به یک راه حل ERP می‌تواند زمان ایده آل برای نگاه دیگر به فرآیندهای کسب و کار شما در محل باشد. ارزیابی کنید، چه اطلاعاتی را در حال حاضر جمع آوری می‌کنید، چگونه اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد و اطلاعات اضافی مفید خواهد بود. قابلیت‌های اضافه شده توسط سیستم‌های ERP همچنین می‌تواند به شما یک لنز جدیدی ارائه دهد که از طریق آن می‌توانید فرایندهای فعلی خود را در نظر بگیرید – و ممکن است روش‌های جدیدی را که نمی‌خواهید، حذف کنید.
تعیین اینکه آیا شما نیاز به تمام داده ها دارید؟
علاوه بر مرور فرآیندها و مراحل، نگاهی دقیق‌تر به داده‌های تاریخی و در نظر گرفتن چگونگی استفاده از آن – و آنچه که دیگر لازم نیست. تعیین یک تاریخ خاص و تنها انتقال فایل‌ها پس از این تاریخ می‌تواند روند را بهینه سازی کرده و زمان و انرژی زیادی را ذخیره کند. همیشه می‌توانید به عقب برگردید و در صورت نیاز اطلاعات اضافی را اضافه کنید.
صحبت کردن با متخصصانی که در این زمینه تجربه دارند می‌تواند مفید باشد، زیرا آنها درک خطاهای بالقوه را به شما می‌آموزند و به شما در اجتناب از آنها کمک می‌کنند. با سایر صاحبان کسب و کار در حلقه خود، که ممکن است در حال حاضر انتقال خود را انجام داده، با شرکت‌های دیگر که قصد خرید سیستم دارند، بررسی کنید.
اطلاعات را به بخش ها برسانید
درست مثل هر چیز دیگری در کسب و کار، شما باید یک برنامه برای موفقیت در انتقال داده ها به سیستم مالی جدید داشته باشید. تصميم بگيريد که انتقال یک باره رخ دهد یا فرآيند آهسته و تدريجي باشد. به یاد داشته باشید که اکثر شرکت‌ها از یک روند تدریجی سود می‌برند، اما مواردی وجود دارد که انتقال سریع‌تر ممکن است گزینه بهتر باشد. یک مثال از این می‌تواند این باشد که داده‌ها به طور منظم مورد استفاده قرار می‌گیرند و باید به طور کامل حتی در حین انتقال در دسترس باشند.
لیستی از نقاط عطف مورد نیاز برای رسیدن را ایجاد کنید. شامل مراحل مانند انتخاب محصول مناسب، آزمایش سیستم و آموزش کاربران نهایی. این فهرست موجب کاهش برخی از استرس‌های مرتبط با مهاجرت می‌شود.
محصول ERP را بر اساس نیازهای خاص خود انتخاب کنید
قبل از انتخاب یک راه حل ERP، شما باید تمام گزینه‌های خود را، هر دو راه حل سفارشی و خارجی را درک کنید. اول، با این حال، شما باید بدانید که چه نوع سیستم‌هایی شما نیاز دارد. هنگامی که این اطلاعات را جمع آوری کردید، مقایسه برنامه‌های نرم افزاری راحت‌تر و راه حل مناسب را انتخاب کنید.
به عنوان مثال، یک شرکت که توابع بازاریابی خود را خارج می‌کند ممکن است کمی ERP استفاده کند که اولویت بندی بازاریابی است. با این حال، همان شرکت ممکن است در افزایش دانش از گزارش‌های مالی خودکار که برجسته فقط در جایی که نیاز به بهبود و مناطق کسب و کار بهترین عملکرد را افزایش دهد.
این به نظر می‌رسد مانند یک تصمیم گیرنده، اما هنگام تصمیم گیری، یک سیستم مالی را انتخاب کنید که نیازهای دقیق شما را برآورده کند. سعی کنید در این مرحله فرایند هیچ فرضیه ای ایجاد نکنید، زیرا پاسخ به یک سوال سریع اغلب می‌تواند مسیری را که شرکت شما انتخاب می‌کنید را تغییر دهد. مهم است که کشف کنید که دقیقا چه نوعی ارائه دهنده، ارائه می دهد و چگونه می تواند به شرکت شما سود برساند. سیستم‌های عملیات زیادی وجود دارند که قادر به مدیریت سیستم مالی شما هستند، اما قابلیت‌های قدرتمند تنها در صورتی مفید هستند که می‌توانند به طور مستقیم در کسب و کار شما اعمال شوند.
تیم خود را آماده کنید
به احتمال زیاد، شما تنها به یک سیستم مالی جدید منتقل نمی‌شوید. در نظر بگیرید که چگونه می‌خواهید تیم خود را برای کمک به انتقال آماده کنید. شما دو نوع از افراد را به عنوان بخشی از انتقال خود آماده می‌کنید: اعضای تیمی که به شما کمک می‌کنند اطلاعات خود را مهاجرت کرده و کاربران نهایی برنامه‌های انتخاب شده را انتخاب کنید. دریافت بازخورد از هر دو گروه از آنچه که در ابتدای فرایند نیاز به سیستم جدید دارند، به طوری که آنها در طول زمان بیشتر سرمایه گذاری می‌کنند.
صرف نظر از چگونگی انتقال داده‌ها، زمان بیشتری را در برنامه‌های خود می گذارید. ممکن است چیزی غیر منتظره اتفاق بیفتد و شما نمی‌خواهید گرفتار شوید. با پیش بینی اینکه پروژه ممکن است کمی وقت اضافی بگیرد. تیم خود را برای این کار آماده کنید، ممکن است بخاطر پایان قبل از برنامه ریزی، خوشحالی داشته باشید.
مزایای بلند مدت ERP را به یاد داشته باشید
آسان است که فراموش کنید دلایل اینکه شما در حال گذار به یک سیستم جدید در وسط فرایند هستید و به جای آن در افزایش و فراز کار روزانه قرار می‌گیرید، بیایید صادق باشیم، کار با یک انتقال کامل داده می‌تواند خسته کننده و چالش برانگیز باشد. هر زمان که سؤال کنید که آیا فرآیند ارزشمند است، سعی کنید یک گام به عقب بردارید و تمام مزایای استفاده از یک سیستم حسابداری جدید را شامل موارد زیر کنید: افزایش دقت، تجزیه و تحلیل بهتر و فرآیند کسب و کار ساده. بقیه تیم را تشویق کنید که این کار را انجام دهند.
نتیجه گیری
راه اندازی یک راه حل جدید ERP، مخصوصا وقتی که به حساب‌های کسب و کار شما می‌آید، یک وظیفه‌ی دلهره آور است. با این حال، با نزدیک شدن به کار با ذهنیت درست – و چند راهنمایی صنعت – شما می‌توانید زمان لازم برای شروع و در حال اجرا با یک سیستم جدید را با حداقل رساندن و کاهش استرس انجام دهید. سازمان‌هایی که فراتر از صفحات گسترده می‌روند، می‌توانند تصمیم‌های سریع‌تر و بهتر را با کاهش کار روزانه و خطاهای انسانی انجام دهند.