انتخاب سیستم مدیریت منابع سرمایه(ERP): چه اطلاعاتی تیم پروژه نیاز هست بداند؟
برای بسیاری از تولید کنندگان کوچک و متوسط، زمان آن رسیده که انتخاب و اجرای یک راه حل جدید ERP یا به روز رسانی سیستم موجود را داشته باشند. تحقیقات Forrester تخمین می‌زند که نیمی از شرکت‌هایی که از سیستم‌های ERP استفاده می‌کنند در حال حاضر نسخه‌هایی که حداقل دو نسخه قبل‌تر از نسخه انتشار شده فعلی را دارند. محققان دیگر گزارش می‌دهند که بیش از نیمی از ۴۰،۰۰۰ تولید کننده در اواسط بازار با سیستم ERP منسوخ کار می‌کنند.
سخت نیست که بدانید چرا بسیاری از شرکت‌ها به دنبال راه حلی جدید برای ERP هستند. سیستم می‌تواند خسته کننده و سخت باشد و اگر به طور مناسب مدیریت نشود، به طور بالقوه فاجعه آمیز است.
تنها راه جایگزین، انتخاب و اجرای یک راه حل جدید ERP باقی می‌ماند و در مسئولیت صرفه جویی میکند و از راه حل تکنولوژیکی قوی‌تر، کارآمد و صرفه جویی در هزینه برخوردار است. اجتناب از خطر بالقوه و ممانعت از وضعیت موجود، باعث جلوگیری از پیشروی می‌شود.
اول کارهای مهم
بعد از اینکه شرکت موافق شد با استفاده از یک راه حل جدید ERP خدمت کند، سوال بعدی همیشه این است: “کدام یک از راه حل‌های ERP ما باید انتخاب کنیم؟” ما مشتریان خود را به روش استراتژیک به پروسه انتخاب می‌رسانیم چون برای پیاده سازی موفق از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
ما فرایند انتخاب ERP را با پنج شیوه بهترین شیوه‌ای که ما آن را موثر دانستیم و همچنین اطمینان حاصل نمودیم که شرکت‌ها در گذار به یک راه حل جدید تکنولوژی موفق بوده‌اند، فریم را تشکیل می‌دهیم.
انتخاب توسط بخش صنعت
تولیدکنندگان باید فقط فروشندگان ERP را در نظر بگیرند که چالش‌های بازار خاص خود را درک کنند. الزامات نظارتی و الزامات مشتری می‌تواند از یک صنعت به دیگری متفاوت باشد. احمقانه است که سعی کنید یک راه حل ERP را به یک صنعت متصل کنید. رویکرد بسیار مهمی که یکی از آن زمان کمتری را مصرف خواهد کرد و منابع داخلی کمتری را مصرف میکند، شناسایی راه حل‌های ERP با موفقیت در صنعت خاص خود است.
فهرستی از راه حل‌هایی که صنعت شما را پشتیبانی میکند. ارزیابی راه حل مناسبی در سیستم‌های موجود است. با تامین کنندگان و مشتریان صحبت کنید و نظرات خود را در لیست کاندیداهای بالقوه خود مطرح کنید. با مشاوران مستقل با تجربه گسترده در صنعت خود کار کنید.
تعیین هزینه کل مالکیت
ایجاد طرح بودجه برای اجرای و هزینه کل مالکیت در ابتدای پروژه. نشان می‌دهد که هزینه کل از فروشندگان مورد نظر شما مشخص است و مطمئن شوید که هزینه ها را به طور صحیح ارزیابی می‌کنید. اگر سایت‌ها و / یا ماژول‌های اضافی مورد نیاز است، آن را به ارزیابی خود اضافه کنید. نقل قول راه حل شامل نرم افزار، پشتیبانی سال اول و مشاوره پیاده سازی است. به این نقل قول می‌توان در هزینه‌های مجوز کاربر، آموزش، تعمیر و نگهداری، سفارشی سازی، ارتقا، هزینه‌های داخلی و سایر هزینه‌ها اشاره کرد که به طور قابل توجهی بر کل هزینه مالکیت تاثیر می‌گذارد.
این امر در مورد راه حل‌های ابر یا SaaS نیز کاربرد دارد. از هزینه‌هایی که در توافقنامه سطح خدمات برای مواردی مانند ارتقا سیستم وجود دارد، آگاه باشید. برای اطمینان از انتظارات صحیح، باید درک روشنی از استثنائات داشته باشید.
تعریف استراتژی فناوری
تنها منطقی است که بخش فناوری اطلاعات شرکت برای تعیین الزامات کمیته هدایت پروژه کمک کند. آنها باید در تعیین اینکه آیا منابع کافی برای حفظ و ارتقاء زیرساخت‌های فعلی وجود دارد، کمک کنند. آیا می‌تواند یک سیستم پیش فرض را حفظ کند یا آیا سیستم ابری بهترین گزینه فناوری را ارائه می‌دهد؟ آنها می‌توانند بینش ارائه دهند که آیا فروشنده ERP قادر به ارائه تکنولوژی است که برای کلیه شرکت‌ها مناسب است.
بررسی گزینه‌های فروشنده
چندین بار شاهد خرید و ادغام فروشندگان ERP بوده‌ایم. چهار فروشنده با درآمد بیش از ۲ میلیارد دلار: SAP، اوراکل، مایکروسافت و Infor. آنها در حال توسعه و به دست آوردن تکنولوژی در حال ظهور قدرت مالی خود را برای خارج کردن رقبای کوچکتر در اختیار دارند. سوال این است آیا آنها به خوبی به صنعت شما خدمت می‌کنند؟ فروشندگان کوچکتر ممکن است یک راه حل متناسب با نیازهای منحصر به فرد شرکت شما را ارائه دهند.
فروشنده را انتخاب کنید که سودآوری را از طریق کاهش هزینه ها و فرآیندهای خاص صنعتی افزایش دهد. همچنین راه حل مورد نیاز شما را با محصولی که در دسترس هست، برآورده میکند. اهمیت شناسایی راه حلی که نیازهای شما را در کمترین هزینه پاسخگو باشد و ایجاد یک رابطه مثبت و کارآمد بسیار مهم است.
ارزیابی مشتریان منابع
ارزیابی دقیق نیاز به تعامل با مشتریان موجود در فروشندگان دارد. فروشندگان به دقت مشتریان خود را انتخاب خواهند کرد که تمایل به ارائه بازخورد مثبت در مورد محصولات و خدمات ارائه شده خود دارند. به جای اینکه تکیه بر ارتباطات ارائه شده توسط فروشنده، مشتریان خود را که با یک مشخصات خاص ملاقات کتید و سوالات خود را بپرسید، با تمرکز بر شرکت‌هایی که در یک صنعت مشابه با اندازه‌های مشابه و با چالش‌های مشابه مواجه می‌شوند. علاوه بر مصاحبه، توصیه می‌شود یک بازدید را برای اعضای تیم برای ارزیابی راه حل در عمل برنامه ریزی کنید.
تفکر نهایی در انتخاب راه حل
شروع فرایند با یک رویکرد استراتژیک برای ارزیابی راه حل‌های بالقوه منجر به سازگاری بهتر شما خواهد شد. این کمک خواهد کرد تا شک و تردیدهایی را که ممکن است در طی مرحله پیاده سازی رخ دهد حل کنید. دانستن اینکه مسیر را در یک روش متفکرانه و جامع آغاز کرده‌اید، نه تنها بهترین راه حل را به ارمغان می‌آورد، بلکه اعتماد به تیم پیاده سازی را نیز به همراه خواهد داشت زیرا آنها از طریق یک انتقال دشوار و گاه به چالش کشیدن مانور می‌دهند.
این روند آسان برای انتقال به یک راه حل جدید ERP نیست، بلکه اغلب تصمیم درست است. نزدیک شدن به آن با یک فرایند انتخاب استراتژیک و آگاهانه، اولین گام برای اطمینان از موفقیت است.